産廃ソフト、マニフェスト管理、産業廃棄物処理、鉄・非鉄金属リサイクル処理、計量システム、販売管理、請求システムなどの情報を発信していきます。

  1. TOP
  2. Kiwamiコラム
  3. ノウハウ
  4. 計量受付業務のシステム化について

計量受付業務のシステム化について

産業廃棄物処分業者にとって日々の計量受付業務と管理業務は大きな負担となっています。負担軽減のためにもそれらの業務をどのように効率化するかという点が非常に重要です。
ここでは、「計量受付業務における効率化」という業務課題を解決する計量システムとは何か、計量システムを導入するとどう変わるのか確認していきましょう。

通常、産廃業者では産業廃棄物 を積んできた車両をトラックスケールで計量します。しかし、トラックスケールには重さを量って伝票を出すだけの機能しか付帯されていないことが多く、それ以外のことができません。そのため、産廃業者は計量処理と販売処理の2回にわたってデータ入力をしなければならないのです。

計量システムを導入すれば、計量処理と同時に売上・仕入データやマニフェストデータを生成することができます。したがって、計量システムの導入は産廃業者の省力化や業務効率化の面で大きなメリットとなるのです。

次に産廃業者が実際に抱えている問題について考えていきましょう。

現在、産廃業者がどのような問題を抱えているか、具体的に例を挙げてみます。

  • 計量処理の効率化を図りたい
  • 販売管理システムと連携できておらず、二重入力になっている
  • 拠点ごとの処理単価が把握できない
  • 窓口での現金取引が多く担当者の負担が大きい
  • 契約内容がデータ化できておらず契約期限が管理できない
  • 計量データとマニフェストデータを関連付けしたい
  • 請求書の印字方法を直したい
  • 手作業が多いため入力者のミスが多い
  • Excelを使って管理帳票を作成しているので時間がかかり間違いも多く、また問合わせにも迅速に対応できない
    現状では、担当者が多くの業務で手入力をしているのがわかります。そのため、もし担当者が急な病欠などで欠勤した場合には業務が滞ってしまうというリスクもあるのです。
    そこで、デジタル化されていないことによる問題を改善・解決していくために必要になるのが「計量システム」です。

計量システムの導入は、産廃業者にある多くの問題点を解決に導く糸口となります。トラックスケールの計量システムは、主に以下の業務の管理が可能です。

  • 取引別の単価管理
  • 仕入管理
  • 納品書、請求書の作成
  • 運送費の管理
  • 顧客情報の管理
  • 拠点ごとの各データ分析

最近では、トラックスケールに付いている指示計にも簡単な情報管理機能が付いています。しかし、指示計だけでは管理できる情報に限りがあり、業務の効率化を図るまでには至っていません。経済産業省の定める特定計量器の制度上、指示計はトラックスケールの一部という形で組み込まれているからです。
指示計で細かい情報まで管理できてしまうと、かえって経済産業省の「適正な計量」という規定から外れてしまう可能性があります。トラックスケールの計量システムはパソコンで使用するソフトウェアなので、指示計とは全く別物なのです。
現状では、トラックスケールに組み込まれていない計量システムについて明確なルールや規定はありません。そのため、ソフトウェア上で管理できる計量システムを使えば情報管理が自由に行えます。

計量情報管理面では、以下の機能が便利です。

  • 登録画面で単品計量と複数品計量を選べる
  • 計量では一括計量が可能
  • 車番は、取引情報の自動登録や予約機能での事前登録が可能
  • 計量では一括計量が可能
  • 計量中の取引先の取引情報を即座に確認
  • 取引先情報を一括で変更可能

計量の面では一括計量が可能で、確認後に品目ごとの重量の分割ができ、分割のパーセンテージと正味重量の直接入力ができます。また、事前に車番を登録できるので取引先と産廃業者共に計量の時間が短縮できる点も魅力です。さらに品名や単価、請求や支払先を一括で変更できるので、単価設定や取引先の名称変更時も便利にできます。

仕入れ情報管理面では以下のようなメリットがあります。

  • 顧客が同一の場合、支払い金額と請求金額の相殺が可能
  • 支払い通知書をExcelデータとして出力可能
  • 通常の締め処理の他に指定期間の支払いが随時行える
  • 支払い先の現場単位で支払通知書が発行できる
  • 仕入販売や委託販売の情報が登録可能

支払い通知書をExcelデータとして出力できるため、取引明細の確認時にとても便利です。また、仕入販売や委託販売の情報が登録可能なので、支払通知書へデータが反映できます。

売上情報面では以下の機能が効率化に役立ちます。

  • 請求先から事前に預かった前金の残高管理が可能
  • 仕入販売や委託販売の情報が登録可能
  • 現場単位での請求書の発行も可能
  • 指定請求書などの加工に役立つ

請求先から事前に預かった前金の残高管理ができるので、予定金額を下回った場合に通知してくれます。また、仕入販売や委託販売の情報が登録可能なので、情報を素早く請求書に反映することが可能です。さらに、請求書のExcelデータ出力という機能を使うことで、指定の請求書を加工することができます。

マニフェスト管理面では間違いのない作業が可能となります。

  • 産業廃棄物処理委託契約書を管理
  • 計量入力の情報をマニフェスト情報に反映
  • マニフェスト伝票の発行と各報告用の書類の印刷とデータ集計

産業廃棄物処理委託契約書を管理できるので、PDFデータでの情報の保管が可能となります。また、マニフェスト伝票の発行と各報告用の書類の印刷とデータ集計がまとめてできる点もポイントです。

このように、計量システムをひとつ導入するだけで多くの業務の効率化が進み、産廃業者だけでなく取引先にとっても数多くのメリットがあります。作業時間が減ることによって人件費の節約や売上アップも十分見込める画期的なシステムと言えるでしょう。

計量システムの導入や整備をすることによって産業廃棄物事業者の業務効率を飛躍的に上げることが可能です。計量システムを使うと担当者が業務にかける時間は短縮され、ヒューマンエラーなどのミスも減るのでより簡単に情報を共有化できます。
まずは自社における日々の業務を見直し、業務上の問題点をしっかり把握して、必要な施策を検討してみるのがおすすめです。

 

 
ホワイトペーパーバナー

お問い合わせはこちら

CONTACT

サービス情報やご不明な点などありましたら、
以下のメールフォームよりお問い合わせください。

資料請求・デモ申し込み

CONTACT

計量販売管理システム「Kiwami」の資料ご希望の方は資料請求フォームよりお問い合わせください。

計量販売管理システム「Kiwami」の出張デモをご提供しています。

お問い合わせ

CONTACT

お電話でのお問い合わせ

東京:03-6812-8051

大阪:072-464-7831

東京:03-6812-8051

大阪:072-464-7831

まずはお気軽にお問い合わせください